会议管家 | 架起与客户之间的桥梁!

发布者:翰林管家      浏览:88      更新:2021-07-16

会议管家工作职责与规范

会议管家工作职责

 

会议管家是酒店方和消费方之间的桥梁,为了两方面的要求进行协调与沟通的人。

1、参与会议洽谈工作,熟悉会议组织人员,了解会议性质,掌握会议相关信息。

2、把会议信息以文件的形式传输给相关部门。

3、跟踪岗位关于会议事项情况的落实。

4、在会议报道前对相关事项进行检查核实。

5、做好会议报到时的现场协调工作。

6、跟踪会议进店后的相关活动事项。

7、加强与会务人员随时的沟通工作,全程跟踪会议流程,做到工作预前性,及时性,完美性。

8、关注会议后期的帐务汇总情况。

9、做好会议结束的相关工作,征询会议意见,做好会议总结报告。

10、和机关部门一起拿出存在问题的解决方案,完成会议服务流程。

会议管家的工作细则

 

一、会议洽谈内容:

1、酒店接到会议,管家必须亲自参与会议洽谈工作,对会议有一个较全面地了解,方便以后的服务。

2、会议洽谈时要了解会议主办单位、会议名称、参会人数、会议的起始时间、会议日程安排、会议负责人及电话。

3、酒店前厅:店外横幅、拱门、气球、大堂报道桌、人数、鲜

花、饮品、文具、资料、大堂指示牌。

4、客房情况:需用房间类型、用房数量、房间价格、结算方式、钥匙领取要求、房内(水果、鲜花、代卖品撤否)要求、外线电话要求、叫早服务、会务组房间的要求、主要房间的情况及要求。

5、餐厅情况:用餐地点、人数、用餐方式、桌型要求、用餐标准、对菜品组合的要求、用餐的次数、时间、以何凭证就餐、有无宴请(宴请有无演出、灯光、音响)、酒水品种及数量要求、就餐的统算方式。

6、会议室情况:使用会议室场地、使用的次数、使用时间、会议费用、桌型要求、席签、文具本笔袋、饮品、水果、服务方式、主席台要求(人数、饮品、鲜花、文具、话筒、席签)、台前绿色植物、投影

、白板、电脑及网线接口、音响要求、横幅、背景、会议行走路线、(是否使用接待室)、储存室、是否设茶歇。

7、其他要求:是否有其他代办项目(礼品、租车、旅游、接送站、娱乐等)。

 

二、信息传输:

1、汇总所有信息,亲自以内部通启方式先请营销副总签字认可再下发到有关岗位。

2、对重要项目,要与相关管理人员亲自进行沟通。

3、汇总后的信息,请会务人员签字确认。

 

三、跟踪落实:

1、会议通知下发后,第一时间同有关岗位人员就待落实项目进行沟通确认,制定出完成的计划及时间。

2、对特殊问题进行协助解决。

3、请厨师长拉出会议餐的菜单,与会务人员沟通确认。

 

四、预前检查相关事项:

1、按照各岗位完成计划表,进行逐项检查核实。

2、对不达标事项要求限时调正。

3、检查要做到不漏项,无缺陷。

4、各项事情要做到以防万一,做好预案。

 

五、报道时工作:

1、会议报道时,要紧密围绕会议组工作进行工作,全程跟近。

2、代为其他岗位协调安排,做到一站式服务。

 

六、会议期间工作:

1、会议期间,要24小时跟进服务。如果特殊情况要跟营销副总请假并请其他管理人员接替。

2、与会务人员紧密沟通,做到会议人员在哪里人就在哪里。

 

七、会议后期工作:

1、做好会议的常帐务总结并与会务对接,为汇总打下基础。